TQCSI Belgelendirme Kuralları

GİRİŞ

Bu Belgelendirme Kuralları, Avustralya ve Yeni Zelanda (JAS-ANZ) ve Uluslararası Akreditasyon Forumu (IAF) Ortak Akreditasyon Sisteminin politika ve prosedürleri doğrultusunda geliştirilmiştir. TQCS International Pty Ltd, denetçileri, teknik uzmanları ve çalışanları, müracaat sahipleri olarak firmalar, sertifika ve ilgili paydaşlara ulaşan müşteriler için geçerlidir. TQCS International Pty Ltd, burada “TQCSI” olarak anılacaktır.

KAPSAM

TQCSI, ISO 9001 (QMS), ISO 14001 (EMS), ISO 22000 (FSMS), FSSC 22000 (FSMS), HACCP, AS 4801 veya OHSAS 18001 (OHS), ISO 27001 (ISMS), ISO 55001 (AMS), QHSE ve diğer Küçük İşletme Yönetimi Kodları dahil olmak üzere, çeşitli Uluslararası ve diğer Standartlara uygunluk isteyen müşteriler tarafından işletilen yönetim sistemlerinin bağımsız, üçüncü taraf denetimini ve sertifikasyonunu sağlar.

YASAL STATÜ

5 Ağustos 1994 tarihinde Avustralya’da tescilli bir şirket olan TQCSI, Asya, Avrupa, Orta Doğu ve Afrika’da faaliyet gösteren bağımsız olarak sahip olunan ve yönetilen bir belgelendirme kuruluşudur. TQCSI, JAS-ANZ (www.jas-anz.com.au) tarafından akredite edilmiştir.

GİZLİLİK

TQCSI, belgelendirme sürecinde yer alan müşterilerle iletişiminin bir sonucu olarak elde edeceği bilgilerle ilgili çalışanlarına, denetçilerine ve teknik uzmanlarına ait gizliliğin korunmasından sorumludur. Her çalışanın, denetçinin ve teknik uzmanın, her zaman müşteri bilgilerinin gizliliğini güvence altına alan bir Gizlilik Sözleşmesi imzalaması ve bunlara uyması gerekir.

ORGANİZASYON YAPISI

TQCSI’ ın çeşitli uluslararası faaliyetleri TQCSI Grubu’nun çatısı altında faaliyet göstermektedir. TQCSI Organizasyon Şemasının bir kopyası istek üzerine sağlanır ve sorumlulukları, yetkilileri ve ilişkileri tanımlar.

GENEL ŞARTLAR

Her bir müşterinin kabul etmesi ve uyması gereken belgelerin elde edilmesi ve sürdürülmesi için gereken temel şartlar ve koşullar şunlardır:

  • Müşteri, ilgili Standardın gerekliliklerine, bu belgede belirtilen şartlara ve ilgili Ticari Marka Lisans Anlaşmasına (Sertifika Sözleşmesi) uygun olacaktır.
  • Müşteri, belgelendirme denetimini tamamlamak için TQCSI denetçilerine gerekli tüm bilgilerin sağlandığından emin olmalıdır.
  • Tüm denetimlerin sıklığı, sertifikasyona ilişkin risk ve teknik faktörlerin değerlendirilmesi ile belirlenir. TQCSI, ilgili yönetim sisteminin uygun olmayan sertifikasyon sağlanamayacak şekilde uygun olmadığı düşünüldüğünde, denetim sıklığını artırma hakkını saklı tutar.
  • TQCSI, şikayetleri incelemek için, askıya alınmış istemcilerdeki değişikliklere ya da takiplere yanıt olarak kısa bir bildirimde bulunabilir ya da habersiz denetimler yapabilir.
  • TQCSI, sertifikasyon için tüm gerekliliklerin karşılandığını tatmin etmiyorsa, müşteri, dikkat gerektiren ilgili alanlardan haberdar edilecektir.
  • TQCSI, önceden tespit edilmiş olan majör uygunsuzlukların bir sonucu olarak alınan düzeltici eylemleri gözden geçirmek için sadece Sistemin gerekli kısımlarını yeniden değerlendirecektir.
  • TQCSI, müşterinin tanımlanmış üç aylık süre içerisinde TQCSI tarafından belirlenen belli bir süre boyunca ya da ilgili risk temelinde TQCSI tarafından belirlenen herhangi bir süre içinde büyük bir uygunsuzluğun kapatılması ya da azaltılması için yeterli düzeltici önlemi alamazsa sertifikasyonu askıya alabilir. Belgeleme, bu sürenin ardından büyük uygunsuzluk kapatılmadığı veya indirilmediği takdirde iptal edilebilir.
  • Bir gözetim denetimi, ilk sertifikasyon tarihinden itibaren 12 ay içinde ve daha sonra Sistemin olgunluğuna ve operasyonun büyüklüğüne bağlı olarak en az bir takvim yılı veya daha sık bir kez yapılmalıdır.
  • Müşterinin Sisteminin, Yeniden Belgelendirme Denetimi olarak bilinen bir yeniden değerlendirmesi, sertifikasyon döngüsünün üçüncü yılında ve sertifikasyonun sona ermesinden önce gerçekleştirilecektir. İlk Aşama 2 Denetimi ile aynı formatı takip etmektir. Bir sertifikanın geçerliliği, kısmi bir yeniden değerlendirme sonucunda uzatılamaz.
  • TQCSI, denetim raporlarının ve sertifikalarının içeriğinin sahipliğini korur.
  • İstisnai durumlar haricinde (örneğin, tam bir iş birimi olarak çalışan çok uluslu bir şirketin bir bölümü), tüm departmanlar ve siteler de dahil olmak üzere, müşterinin tüm işi belgelendirme kapsamındadır.
  • Belgelendirme, TQCSI ile müşteri arasında kararlaştırıldığı şekilde ve Tescil Sertifikası veya Tescil Belgesi’nde belirtildiği şekilde sadece sertifikasyon kapsamındaki sahalara uygulanacaktır. Bu kapsam, ilgili müşteri ve TQCSI arasındaki Ticari Marka Lisans Sözleşmesi’nin (Sertifikasyon Sözleşmesi) konusu olacaktır.
  • Belgelendirme kapsamının genişletilmesi veya başka bir Standart’a yükseltilmesi talebi, TQCSI’ ın takdirine bağlı olarak, ilgili Standart’a uygunluğu değerlendirmek için ek bir denetim veya ek denetim süresi incelemesi gerektirebilir.
  • TQCSI sertifikanın geçerlilik süresi içinde sertifikasyon şartlarını revize etme hakkını saklı tutar.
  • Müşterinin, TQCSI tarafından denetlenebilecek şikayetler kaydının tutulması gerekmektedir. Alınan her bir şikayet, uygun görülen yerlerde araştırılmalı ve düzeltici önlemler alınmalıdır.
  • Müşterinin, yönetim sistemini yılda bir kez ve bir önceki iç denetime göre 18 aydan fazla olmamak üzere iç denetim yapması beklenir. Uygun niteliklere sahip ve bağımsız olan ikinci bir tarafça yürütülebilir.
  • Müşterinin, yönetim sisteminin bir takvim yılı başına bir kez ve bir önceki yönetim gözden geçirmesinden sonra 18 aydan fazla olmamak üzere üst yönetim tarafından gözden geçirilmesi beklenmektedir.
  • Ulusal Güvenlik ve Kalite Sağlık Hizmet Standartlarına akredite olan müşteriler için TQCSI, önemli bir hasta riski tespit edildiğinde bildirim dahil olmak üzere, denetim bulgularını ve ilgili bilgileri ilgili Regülatöre ve Sağlık Hizmetlerinde Kalite ve Güvenlik Komisyonu’na sunma hakkını saklı tutar.
  • Müşteri, TQCSI’ı, ilgili Standardın gereklerini yerine getirerek, kilit personel ve sahiplikteki değişiklikler, birden fazla site dahil olmak üzere iletişim adresleri, ürün veya üretim süreçlerindeki büyük değişiklikler dahil olmak üzere, yönetim sistemini etkileyebilecek her türlü değişikliği derhal bilgilendirmek veya sertifikasyon kapsamına genişletme. TQCSI, yönetim sisteminin Standardın gereklerini yerine getirdiğinden emin olmak için gerekli eylemi belirleyecek veya kapsam genişletme durumunda, uzatmanın verilip verilmeyeceğine karar verecektir.
  • Bir Kayıt Sertifikası konusu, hiçbir şekilde müşterinin ürününün veya hizmetinin JAS-ANZ veya herhangi bir hükümet departmanı tarafından onaylandığını ima etmez.
  • Müşteri, ilgili yönetim sisteminin yerine getirilmesini etkileyebilecek önemli bir olaydan üç iş günü içinde TQCSI’ı bilgilendirecektir. Önemli bir olay, yasal işlemlere, bir yönetmeliğin yasanın ya da yönetmeliklerin ihlali için gerekli eylemlere dair yasal bir bildirimi içerebilir (örn. ISO 14001 sertifikalıysa, ISO 22000 ya da HACCP sertifikalıysa gıda güvenliği ihlali, OHSAS 18001 ise işyeri güvenliği ihlali). Ayrıca, yasa veya yönetmeliklerin ihlali anlamına gelmeyebilecek ancak önemli olarak kabul edilen olayları da içerebilir. (örn. OHSAS 18001 sertifikalı veya ISO 22000 veya HACCP sertifikalıysa gıda geri çağırma durumunda ölüm veya çok ciddi bir olay) TQCSI daha sonra sertifikasyonun bütünlüğünün korunmasını sağlamak için araştırır ve uygun adımları atar.
  • Gözetim ve Yeniden Belgelendirme Denetimlerinde, müşteri, TQCSI denetçilerini, ilgili yönetim sistemi ile ilgili başka herhangi bir tarafın bulguları da dahil olmak üzere, önceki denetimden bu yana meydana gelebilecek önemli olaylara bildirmelidir.
  • Müşterinin, www.qualitytrade.com üzerinden TQCSI Trading’de listelenen “ürünlere / hizmetlere” ve “kullanılan teknolojilere” eklenmesine izin verilir, ancak bunlar yalnızca müşterinin sağladığı gerçek ürünler / hizmetler veya teknolojilerse.
  • Müşteri, TQCSI tarafından sağlanan bilgileri güncel tutan prosedürlere sahip olmalıdır.
  • Denetçilere zaman zaman TQCSI süreçlerinin izlenmesi için TQCSI veya JAS-ANZ tanık değerlendiricileri eşlik edebilir. Bu, müşteriye herhangi bir maliyet getirmeyecek ve planlanmış denetimi herhangi bir şekilde engellemeyecektir.
  • JAS-ANZ’ ın TQCSI’ ın doğru sertifika süreçlerini takip etmediğini algılaması durumunda, daha önce yürütülen denetimlerin doğruluğunu onaylamak için müşteriyi ziyaret edebilirler. Bu sadece istisnai durumlarda gerçekleşecek ve müşteri herhangi bir ücrete tabi olmayacaktır.

DENETİM KRİTERLERİ

Denetim kriterleri, müşterinin sertifikasyonu için geçerli olan yönetim sistemi standart (lar) ı ve müşteri tarafından geliştirilen yönetim sisteminin tanımlanmış süreçleri ve dokümantasyonudur.

DENETİM HEDEFLERİ

TQCSI, ilgili Denetim Raporundaki denetim hedeflerini tanımlamaktır.

BELGELENDİRME LOGOLARI

TQCSI Sertifikasyon Markası sadece geçerli olduğu sahaya referans olarak kullanılır ve doğrudan ürüne, dış ambalaj dahil olmak üzere ürün ambalajına yapıştırılmamalı veya ürün sertifikasının ima edilebileceği şekilde kullanılmalıdır. Bu, JAS-ANZ Akreditasyon Markasına eşit olarak uygulanır. Müşteriler, ürün ambalajında ​​veya onaylanmış bir yönetim sistemine sahip olduklarını belirtmek için ilişikteki bilgileri kullanarak bir beyan kullanmayı tercih edebilirler, ancak bu beyan, ürünün, sürecin veya hizmetin onaylandığını ima etmeyebilir. Bir ifade uygulanırsa, müşterinin adını, yönetim sisteminin türünü, geçerli Standardı ve sertifikayı veren Sertifikasyon Kuruluşuna başvurmalıdır. Kırtasiye, literatür ve tanıtım materyallerinde ilgili TQCSI Sertifikasyon Markasının kullanılması teşvik edilmektedir. Benzer şekilde, JAS-ANZ Akreditasyon Markası, TQCSI’ ın akredite olduğu programlar için onaylandıktan sonra, ancak TQCSI Sertifikasyon Markası ile birlikte sunulduğunda müşteriler tarafından kullanılabilir. Bu İşaretlerden birden fazlası kullanıldığında, bunların hiçbiri diğerinin üzerinde önceliğe sahip olmayacak şekilde orantılı olacaklardır. TQCSI Sertifikasyon Markasını antetli kağıt, kırtasiye, literatür veya tanıtım materyalinde kullanırken, sertifikasyonun geçerli olduğu Kayıt Numarası ve Standardı ile birlikte sunulmalıdır. TQCSI Belgelendirme Markası ve JAS-ANZ Akreditasyon Markası yerel TQCSI Ofisi aracılığıyla kullanılabilir. TQCSI ve JAS-ANZ İşaretleri, mevcut şirket kırtasiye veya gazete ve dergi makalesi renklendirmesine uymak için tek bir renkte çoğaltılabilir, ancak TQCSI tarafından belirtilen renklerin bir birleşimi ile çoğaltılamaz. Mark ayrıca açıkça ayırt edilebilir ve okunaklı bir şekilde yeniden üretilmeli ve yanıltıcı bir şekilde kullanılmamalıdır. TQCSI’ ın müşterilerinin IAF MLA Markası kullanımına izin verilmez.

ÜCRETLER

Müşteri, tüm ücretleri, alındığı tarihten itibaren 14 gün içinde ilgili faturalara yazdırılan ödeme koşullarına göre ödemelidir. Denetim tarihlerinde, planlanan tarihin iki hafta içerisinde iptal veya değişiklik yapılması, denetim maliyetinin% 50’sine denk bir ücrete tabi olabilir. Denetim tarihlerinde planlanan tarihten iki gün sonra iptal veya değişiklik yapılması, denetim maliyetinin% 100’üne denk bir ücrete tabi olabilir. TQCSI tarafından belirlenen zaman dilimlerinde denetimler yapılmazsa sertifikalar askıya alınabilir veya iptal edilebilir.

BELGELENDİRMENİN ASKIYA ALINMASI

TQCSI, aşağıdaki durumlarda sınırlı bir süre için bir Kayıt Sertifikasını askıya alma hakkını saklı tutar:

  • Gözetim denetimleri, ilgili belgelendirme süresinin sona ermesinden sonraki üç ay içinde gerçekleştirilmemiştir;
  • uygunsuzluklar veya diğer tespit edilen konular belirlenen süre içerisinde kapatılmamıştır;
  • Tescil Belgesi, TQCSI Belgelendirme Markası veya JAS-ANZ Akreditasyon Markası yanıltıcı bir şekilde kullanılmaktadır; veya
  • Bu TQCSI Belgelendirme Kurallarına aykırı başka herhangi bir ihlal söz konusu olmamıştır. TQCSI, askıya alma işleminden önce müşterinin, askıya alma ve sorunla ilgili gerekliliklerin yazılı olarak bildirilmesini ister. Askıya alma süresinin sonunda, şartların yerine getirilip getirilmediğini tespit etmek için bir soruşturma yürütülecektir. Eğer bir araya geldiyse, müşteri yazılı olarak bilgilendirilecek ve süspansiyon kaldırılacaktır; Eğer karşılanmamışlarsa, Kayıt Sertifikası geri çekilebilir ve sertifika iptal edilebilir. Askıya alma veya askıya alma işlemlerinde TQCSI tarafından yapılan masraflar müşteri tarafından karşılanacaktır ve askıya alma işlemi TQCSI tarafından yayınlanabilir.

BELGELENDİRMENİN İPTALİ

TQCSI, aşağıdaki durumlarda sertifikasyonu iptal etme ve bir Kayıt Sertifikasını geri çekme hakkını saklı tutar:

  • Bir takvim yılında bir gözetim denetimi yapılmamıştır veya belgelendirmenin sona ermesinden önce yeniden belgelendirme için üç yıllık denetim yapılmamıştır.
  • Askıya alındıktan sonra müşteri tarafından yetersiz önlemler alınır veya
  • Müşteri, sertifikasyonu ile ilgili mali yükümlülüklerine uymaz.

Belgelendirme iptal edilirse, müşteri tüm kırtasiye, yayın ve tanıtım materyallerinde TQCSI ve JAS-ANZ İşaretlerini kullanmayı derhal sonlandırır. Benzer şekilde, Kayıt Belgesi TQCSI’ye iade edilmeli veya bildirimden sonraki 30 gün içerisinde imha edilmelidir.

Sertifika iptal edildiğinde ve itiraz hakkının bildirilmesi durumunda müşteri bilgilendirilecektir. Ücret iadesi yapılmayacak ve iptal TQCSI tarafından yayınlanabilecektir.

TQCSI, istemcinin isteği üzerine sertifikayı iptal etmektir:

  • Müşteri sertifikasını yenilemeyi istemez, ya da
  • Müşteri işten çıkar ya da sertifikanın tam kapsamı dahilinde faaliyet göstermeyi durdurur. Ücret iadesi yapılmayacak ve iptal TQCSI tarafından yayınlanabilecektir.

ŞİKAYETLER

Herhangi bir müşteri veya diğer paydaşların TQCSI denetçilerinin, teknik uzmanların veya çalışanların, belgelendirme sürecinin veya başka bir nedenin yürütülmesine ilişkin şikayete neden olması halinde, şikayet yazılı olarak yapılmalı ve aşağıdaki adrese yönlendirilmelidir:

Genel Müdür

TQCS International Pty Ltd

PO Box 483

WOODVILLE SA 5011 AUSTRALIA

Ya da president@tqcsi.com adresine mail gönderebilirsiniz.

Tüm bu şikayetler kaydedilecek, incelenecek, gerektiğinde harekete geçirilecek ve müşteri sonuçları yazılı olarak bildirecektir.

Müşteri şikâyet sonucundan memnun kalmazsa veya şikayetin kararlaştırılan zaman çerçevesi içerisinde çözülmemesi halinde şikayeti TQCSI Danışma Kurulu’na başvurarak iletebilir. Şikayet yazılı olarak yapılmalı ve adrese yazılmalıdır:

Akreditasyon Müdürü

TQCSI Advisory Board

TQCS International Pty Ltd

PO Box 483

WOODVILLE SA 5011 AUSTRLIA

Ya da accreditation@tqcsi.com adresine mail gönderebilirsiniz.

Ayrıca, müşteri TQCSI Danışma Kurulu’nun katılımından sonra hala tatmin olmamışsa, müşteri şikayeti JAS-ANZ’ a yönlendirebilir, ayrıntıları www.jas-anz.com.au adresinde bulunabilir.

İTİRAZLAR

Bir şikayetten (yukarıda açıklanmıştır) veya belgelendirme kararından kaynaklanan itirazlar yazılı olarak Başkan, TQCSI Danışma Kurulu, PO Box 483, Woodville, SA, 5011, Avustralya’ya veya chairman@tqcsi.com adresine e-posta ile yapılmalıdır.

İtiraz, bir sertifikanın askıya alınması veya iptal edilmesi ile ilgili ise, ilgili eylemden haberdar edilmesinin 14 gün içinde yapılması gerekir. Temyiz, davanın tüm bilinen ve ilgili gerçeklerini içermelidir.

TQCSI Danışma Kurulu veya ilgili bir alt komite, olayı araştıracak ve mümkünse sorunu çözecektir. Temyiz başvurusunun sonuçlarına yazılı olarak bildirilecektir. Temyiz eden kişi memnun kalmazsa, doğrudan JAS-ANZ’ye (JAS-ANZ akredite edilmiş programlar söz konusu olduğunda) başka bir temyiz başvurusu yapılabilir. JAS-ANZ’nin kararı, hem müşteri hem de TQCSI üzerinde nihai ve bağlayıcı olacaktır.

Temyizin onaylandığı ve müşterinin belgelendirmeyle eski haline getirildiği durumlarda, alınan önlemle ilgili masrafların veya kayıpların geri ödenmesi için TQCSI’ a karşı herhangi bir talepte bulunulamaz.

BELGELİ KURULUŞLAR LİSTESİ

TQCSI, sertifikasyona sahip olan ve TQCSI aracılığıyla sertifikasyonu sürdüren tüm müşterilerin kaydını tutar. Sertifikalı Kuruluşlar Listesi olarak bilinen bu kayıt, TQCSI web sitesi (www.tqcsi.com) aracılığıyla halka açık hale getirilecektir. Ayrıca, TQCSI’ ın akredite edildiği bir program kapsamında TQCSI’ye kayıtlı tüm müşteriler, otomatik olarak JAS-ANZ Kaydına (www.jasanz.org) ve QualityTrade web sitesine (www.qualitytrade.com) dahil edilecektir.

FAALİYETLERİN BAĞIMSIZLIĞI

TQCSI, operasyonlarını ayrı ayrı ve yönetim sistemi danışmanlığı ile bağlantılı herhangi bir şirketten kol uzunluğunda yürütmektir. Bir denetçinin değerlendirmesine ve sertifika onay sürecine herhangi bir çıkar çatışması olmaması için ayrı prosedürler oluşturulmuştur.